Ogarnianie informacyjnej rozpierduchy
- Ej, gdzie znajdę NIP firmy?
Kto nigdy nie słyszał takiego pytania niech pierwszy rzuci kamieniem!
Koleżanka z administracji, na której głowie znajdowało się mnóstwo spraw - od raportów dla zarządu po wyliczenia płac, dni wolnych i spraw zakupowych - co chwilę musiała odpowiadać na te same pytania: "jak się rozlicza kilometrówki?", "jak się składa wniosek o dofinansowanie szkolenia?", "gdzie ten wniosek w ogóle jest?". Kiedy dziewczyna w dzień wyliczeń płac niemal dostała wylewu odpowiadając na dziesiąte pytanie o link wrzucony na Slacku, stwierdziłam, że tak pracować się nie da. Tak można jedynie oszaleć, na okrągło odpowiadając na to samo.
Tymczasowe rozwiązania w postaci dokumentów wrzuconych na dysk nie działały, bo obok pytań "jak?" pojawiały się pytania "a gdzie to znajdę?". Instrukcje w postaci dokumentów linkujących do kolejnych dokumentów robiły informacyjne spaghetti, w którym można było pogubić się po minucie grzebania. Jesu - myślałam - Valve ma taki piękny podręcznik, miejmy takie coś!
Podręcznika nie napisałam, ale wykorzystałam narzędzie, jakie już w firmie było - Notion. Zaorałam starą wersję firmowego huba niekompletnej wiedzy i postawiłam nową.
Czasem jedno płatne narzędzie, które już jest na pokładzie potrafi być bardziej ekonomiczne od dziesięciu darmowych, które srają tęczą obietnic rozwiązania wszelkich problemów w firmowej komunikacji.
Na początku pytania się wzmogły, bo ludzie mieli podlinkowane w przeglądarce dokumenty losowo wrzucone na dysk, a one zniknęły! Ale kiedy developer dodał do naszego huba wiedzy - sam! - pierwszy wpis z instrukcją, chciałam otwierać szampana. Ludzie po pewnym czasie zobaczyli, że nie muszą czekać pół dnia na odpowiedź na pytanie "gdzie jest formularz / NIP / ankieta?". Koleżanka z administracji odetchnęła, ja też.
Zmiana nie zawsze wymaga rewolucji. Wzięłam to, co już było i dostosowałam do potrzeb ludzi. Jestem ciekawa czy jest ktoś, kto ma poczucie że wyciska maksimum z tego co ma? Bo po cholerę 10 narzędzi w małej firmie, jeśli tyle samo można wycisnąć z tego jednego - dwóch, które są?
