Ogarnianie informacyjnej rozpierduchy

Kiedy pośpiech i tymczasowość spotykają się w jednym miejscu, praca - wbrew pozorom - może nie być ani szybka ani prosta. Historia z życia wzięta: koleżanka z administracji, na której głowie znajdowało się mnóstwo spraw - od raportów dla zarządu po wyliczenia płac, dni wolnych i spraw zakupowych, co chwilę musiała odpowiadać na te same pytania: "jaki jest NIP i adres firmy?", "jak się rozlicza kilometrówki?", “jak się składa wniosek o dofinansowanie szkolenia?", "gdzie ten wniosek w ogóle jest?". Sama też czasem bywałam źródłem tych pytań - nie ukrywam. Jednakże kiedy widziałam je - padające na Slacku coraz częściej - stwierdziłam, że tak pracować się nie da. Tak można jedynie oszaleć, na okrągło odpowiadając na to samo.

Tymczasowe rozwiązania w postaci dokumentów wrzuconych na dysk nie działały, bo obok pytań “jak?” pojawiały się pytania “a gdzie to znajdę?”. Instrukcje w postaci dokumentów linkujących do kolejnych dokumentów robiły informacyjny spaghetti stack, w którym można było pogubić się po minucie grzebania. Jesu - myślałam - Valve ma taki piękny podręcznik, miejmy takie coś!

Podręcznika nie napisałam, ale wykorzystałam narzędzie jakie już w firmie było - Notion. Zaorałam starą wersję firmowego huba niekompletnej wiedzy i postawiłam nową. Zebrałam to, co powinno być razem, dorzuciłam odpowiedzi na najczęstsze pytania, podlinkowałam w jednym miejscu wszystkie formularze jakie znalazłam. Każdy z administracji dostał swój kawałek bazy wiedzy do zagospodarowania. Nauczyliśmy się edytować nawzajem swoje przestrzenie, żeby "w razie W" zawsze ktoś miał dostęp do zmian.

Czasem jedno płatne narzędzie, które już jest na pokładzie potrafi być bardziej ekonomiczne od dziesięciu darmowych, które srają tęczą obietnic rozwiązania wszelkich problemów w firmowej komunikacji.

Po tej “małej” kosmetyce pytania nieco się wzmogły, ale szczęśliwie ludzie odsyłani do informacji w Notion rzadko powracali z kolejnymi. Sami zaczęli proponować wpisy, a z czasem sami je też dodawali. Zobaczyli, że nie muszą czekać pół dnia na odpowiedź na pytanie "gdzie jest formularz?", administracja odetchnęła, ja też. Zrezygnowaliśmy z wielu dodatkowych, przypadkowych aplikacji do ankiet, tabelek i innych dupsów. Większość potrzeb ogarnęło jedno - dwa narzędzia. Zespoły przestały przepalać czas na bezsensowne poszukiwania informacji, a firma zaoszczędziła kasę nie wydając jej na pisiąt fancy rozwiązań.

Moje zamiłowanie do optymalizacji przeszło test w bojowych warunkach. Okazało się że zmiana nie zawsze wymaga rewolucji. Wzięłam to, co już było i dostosowałam do potrzeb ludzi. Bo po cholerę 10 narzędzi w małej firmie, jeśli tyle samo można wycisnąć z tego jednego - dwóch, które są?